Integritetspolicy

Introduktion – Dina personuppgifter behandlas med rekryteringsprocesser

 

Personuppgifter

Personuppgifter är all slags information/data som, direkt eller indirekt, kan anknytas till en fysisk person som är i livet. Krypterade uppgifter och olika slags elektroniska identiteter (exempelvis: IP-nummer) räknas även som personuppgifter ifall de kan kopplas till fysiska personer. 

Hantering av personuppgifter

Hantering av personuppgifter är allt som sker med personuppgifterna. Det vill säga, varje handling som använder sig av personuppgifter utgör en hantering, oavsett om handlingen utförs manuellt eller automatiskt. Exempel på vanligt förekommande hanteringar är insamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, bearbetning, överföring och radering.

Det kan hända att vi emellanåt behöver uppdatera eller ändra Policyn. Om så sker kommer vi att informera dig på ett lämpligt sätt och be dig att ta del av de ändringar som gjorts. Den senaste versionen av Policyn hittar du alltid på vår hemsida.

Kontaktperson hos potentiell kund

I syfte att kunna kontakta dig i egenskap av potentiell kund gällande tjänster och marknadsaktiviteter kan vi samla in dina personuppgifter. Dessa samlas antingen in via interna nätverk eller från tredje part, såsom offentliga register eller sociala medier, och lagras i Capto HR system med målet att vi ska kunna upprätta en affärsrelation med dig eller bjuda in dig till marknadsaktiviteter.

DE PERSONUPPGIFTER SOM KAN SAMLAS IN FÖR OVAN NÄMNDA ÄNDAMÅL ÄR:

  • För- och Efternamn
  • Kontaktuppgifter såsom e-postadress, telefonnummer, yrkestitel och arbetsplatsadress
  • Uppgift om tidigare arbetsgivare (i det fall du varit kund tidigare)
  • Korrespondens mellan dig och Capto HR
  • Teknisk information om hur du har interagerat med Capto HR

Dina personuppgifter sparas på Capto HR:s plattformar för marknadsutskick i kommunikations- och informationssyfte. Utskick kommer endast att göras om de bedöms vara relevanta för din yrkesroll. För varje utskick kommer du att ges möjlighet till avregistrering, en så kallad opt-out, se återkallelse av samtycke.

I de fall då Capto HR har fått kontakt med dig och du avböjer att skapa en vidare relation kommer personuppgifterna i affärssystemet att markeras med en notering om att inte återuppta kontakten. Vi kommer även att upphöra med att delge dig marknadsutskick.

Gallring

Capto HR kommer att behandla dina personuppgifter tills dess att de inte längre behövs för att uppfylla ovan nämnda ändamål eller till dess du begär att inte längre finnas registrerad. Personuppgifterna kommer i sådant fall att raderas utan onödigt dröjsmål. Om en affärsrelation inte har utvecklats inom två år från det att den första kontakten tagits kommer dina personuppgifter att raderas. Capto HR har vidare tillsätt att gallringsrutiner finns för att regelbundet kunna radera kontaktuppgifter som inte längre uppfyller sitt syfte.

Kontaktperson hos befintlig kund

Att upprätthålla affärsrelationer med kunder för att kunna utveckla Capto HR:s tjänster och erbjudanden utgör en viktig del kärnverksamheten. I syfte att kunna bibehålla kontakt med dig som kund gällande Capto HR:s tjänster, erbjudanden och marknadsaktiviteter behandlar vi dina personuppgifter. Dessa samlas antingen in via interna nätverk eller från tredje part, såsom offentliga register eller sociala medier, och lagras i Capto HR:s system med målet att kunna upprätthålla en affärsrelation med dig samt att kunna bjuda in dig till marknadsaktiviteter.

DE PERSONUPPGIFTER SOM KAN SAMLAS IN FÖR OVAN NÄMNDA ÄNDAMÅL ÄR:

  • För- och Efternamn
  • Kontaktuppgifter såsom e-postadress, telefonnummer, yrkestitel och arbetsplatsadress
  • Uppgift om tidigare arbetsgivare (i de fall det rör sig om en tidigare kund)
  • Beställningshistorik
  • Korrespondens mellan dig och Capto HR

Behandlingen av dessa personuppgifter stödjer sig på berättigade intresse av att affärsrelationen till dig utvecklas och att Capto HR ska kunna kommunicera med dig som kontaktperson.

Dina personuppgifter sparas på Capto HR:s plattformar för marknadsutskick i kommunikations- och informationssyfte. Capto HR kommer endast att göra sådana utskick som bedöms vara relevanta för din yrkesroll. För varje utskick kommer du att ges möjlighet till avregistrering, en så kallad opt-out.

Gallring

Capto HR kommer inte att behandla dina kontaktuppgifter längre än vad som är nödvändigt för ovan nämnda ändamål. Personuppgifter som blivit inaktuella, t.ex. på grund av pensionsavgång eller avslutad affärsrelation, raderas utan onödigt dröjsmål så snart Capto HR mottagit information om detta. Uppgifterna kommer även att raderas utan onödigt dröjsmål på din uttryckliga begäran. Capto HR har vidare tillsätt att gallringsrutiner finns för att regelbundet kunna radera kontaktuppgifter som inte längre uppfyller sitt syfte.

Intresseanmälningar via hemsidan

Att upprätta och bibehålla affärsrelationer med kunder och andra intressenter för att kunna utveckla tjänster och erbjudanden utgör en viktig del av Capto HR:s kärnverksamhet. I syfte att kunna kontakta dig i egenskap av intressent gällande tjänster, erbjudanden och marknadsaktiviteter samlar Capto HR in dina personuppgifter. Dessa personuppgifter samlas in från dig i samband med att du gör en intresseanmälan via Capto HR:s hemsida. Uppgifterna kommer att lagras i Capto HR:s marknadsverktyg med målet att bolaget ska kunna upprätta en affärsrelation med dig.

Dina personuppgifter sparas på Capto HR:s plattformar för marknadsutskick i kommunikations- och informationssyfte. Capto HR kommer endast att göra sådana utskick som bedöms vara relevanta för din yrkesroll. För varje utskick kommer du att ges möjlighet till avregistrering, en så kallad opt-out.

DE PERSONUPPGIFTER SOM KAN SAMLAS IN FÖR OVAN NÄMNDA ÄNDAMÅL ÄR:

  • För- och Efternamn
  • Kontaktuppgifter såsom e-postadress och telefonnummer
  • Korrespondens mellan dig och Capto HR

Behandlingen av dessa personuppgifter stödjer sig på det samtycke du lämnar i samband med att du skickar in din intresseanmälan.

Gallring

Capto HR kommer att behandla dina personuppgifter till dess att de inte längre behövs för att uppfylla ovan nämnda ändamål eller till dess du begär att inte längre finnas registrera. Personuppgifterna kommer i sådant fall att raderas utan onödigt dröjsmål. Om en affärsrelation inte har utvecklats inom två år från det att den första kontakten tagits kommer dina personuppgifter att raderas. Capto HR har vidare tillsätt att gallringsrutiner finns för att regelbundet kunna radera kontaktuppgifter som inte längre uppfyller sitt syfte.

Potentiella kandidater

Beskrivningarna nedan avser behandling av personuppgifter för potentiella kandidater. En stor del av Capto HR:s kärnverksamhet utgörs av att hitta kandidater för pågående rekryteringsprocesser samt att kunna kontakta eller förmedla jobberbjudanden till dem. Intresset av att hitta kandidater och att erbjuda dem arbete väger tungt eftersom det främjar individers möjlighet till karriärutveckling och rörlighet på arbetsmarknaden. Behandlingen av personuppgifter som samlats in genom sökning hos tredje part ligger i den potentiella kandidatens intresse eftersom denne får möjlighet att ta del av jobberbjudanden som är kompetensanpassade.

I syfte att kunna kontakta dig som potentiell kandidat gällande relevanta karriärmöjligheter och yrkesrelaterad kommunikation samlar vi information både genom interna nätverk och externa sökningar hos tredje part in personuppgifter och behandlar dem i vårt kandidatsystem.

Behandlingen av dessa personuppgifter stödjer sig Capto HR:s berättigade intresse av att kunna hitta dig som potentiell kandidat för vad Capto HR bedömer är en relevant rekryteringsprocess samt att kunna kontakta och förmedla framtida karriärmöjligheter till dig.

DE PERSONUPPGIFTER SOM KAN SAMLAS IN FÖR OVAN NÄMNDA ÄNDAMÅL ÄR:

  • För- och Efternamn
  • Kontaktuppgifter såsom e-postadress, telefonnummer, yrkestitel och hemadress
  • URL:er till kandidatprofil hos tredje part
  • Uppgifter som lagts upp i sociala media, t.ex. LinkedIn, och som bedöms vara relevanta och av väsentlig betydelse för att bedöma dina yrkeskvalifikationer
  • Kandidatens eventuella preferenser

Gallring

Personuppgifterna lagras i Capto HR:s kandidatsystem under en begränsad tid, dock längst två år, i syfte att kunna skapa enrelation mellan dig och Capto HR med målet att kontakten ska övergå till en rekryteringsprocess. Om du vid kontakt med en medarbetare hos oss uppger att du inte är intresserad av en vidare dialog, kommer Capto HR inte längre att behandla dina personuppgifter i sitt kandidatsystem.

Kandidater som samtyckt till att finnas med i våra nätverk

Capto HR har som rutin att varje medarbetare som kontaktar en potentiell kandidat via telefon eller digital kanal och där kontakten leder till en ömsesidig önskan om en fortsatt dialog, följer upp med ett e-postmeddelande som hänvisar till en kandidatplattform. På plattformen inhämtas samtycke till denna Policy i syfte att kunna kontakta eller förmedla karriärer-kandidatprofil lagrad i vår databas. I och med detta är den potentiella kandidaten att betrakta som kandidat.

I syfte att kunna kontakta eller förmedla karriärerbjudanden till kandidater som samtyckt till att lagras i kandidatdatabasen samt för att kunna upprätthålla en relation med dessa kandidater behandlar Capto HR kandidaternas personuppgifter. Personuppgifterna har Capto HR samlat in från dig som kandidat, genom våra interna nätverk och/eller genom sökningar hos tredje part.

Capto HR kommer inte aktivt att samla in eller behandla känsliga personuppgifter (så som uppgifter om medlemskap i fackförening, politiska åsikter, sexuell läggning eller religiös uppfattning) eller uppgifter som saknar relevans för rekrytering. Det är därför viktigt att du som kandidat inte lämnar sådana känsliga personuppgifter eller uppgifter som saknar relevans för de tjänster du söker. Det är även viktigt att du informerar eventuella referenser om att deras personuppgifter har lämnats till Capto HR.

Det kan förekomma att du som kandidat får genomföra personlighets- och/eller färdighetstester som tillhandahålls av en extern leverantör. Dina personuppgifter kan komma att överföras till och behandlas hos leverantören för genomförande av sådana tester. Den behandling som sker i Capto HR:s databas för att kunna genomföra rekryteringsprocesser och sker med stöd av ditt samtycke.

DE PERSONUPPGIFTER SOM KAN SAMLAS IN FÖR OVAN NÄMNDA ÄNDAMÅL ÄR:

  • För- och efternamn
  • Kontaktuppgifter såsom e-postadress, telefonnummer, yrkestitel och hemadress
  • Uppgifter som lagts upp i sociala media, t.ex. LinkedIn, och som bedöms vara relevanta och av väsentlig betydelse för att bedöma dina yrkeskvalifikationer.
  • Födelseår
  • Kompetensbaserad lämplighet för tjänst
  • Intervjuanteckningar
  • Testresultat från testverktyg som används i urval- och utvecklingsarbete
  • Lämnade referenser
  • Korrespondens mellan dig och oss
  • Information om hur du har interagerat med oss

Gallring

Capto HR kommer att spara dina personuppgifter för framtida karriärmöjligheter. Du kan när som helst skicka ett e-postmeddelande till Capto HR för att återkalla ditt samtycke, läs mer under Återkallelse av samtycke. Uppgifter som är relevanta för en enskild rekryteringsprocess, så som intervjuanteckningar och uppgifter från referenser sparas dock enbart så länge de är nödvändiga för processen i fråga och därefter i upp till två år efter avslutad rekryteringsprocess. Detta sker för att Capto HR ska kunna tillvarata sin rätt vid en eventuell diskrimineringstvist. Capto HR gallrar vidare regelbundet sitt kandidatsystem för att det ska uppfylla sitt syfte och hållas uppdaterat.

Kandidater som funnits i våra nätverk före 2018-05-25

I syfte att kunna kontakta eller förmedla karriärerbjudanden till kandidater som historiskt registrerats i Capto HR:s kandidatdatabas samt för att kunna upprätthålla relationen med sådana kandidater behandlar vi kandidaternas personuppgifter.

Personuppgifterna har samlats in från dig som kandidat under en tidigare rekryteringsprocess eller vid allmän ansökan. Personuppgifterna behandlas i Capto HR:s kandidatdatabas. Capto HR:s behandling av dina personuppgifter stödjer sig på berättigade intresse av att kunna upprätthålla och utveckla relationen med dig som befintlig kandidat samt att fortsatt kunna presentera relevanta karriärerbjudanden. Informationen under avsnittet ”Kandidater som samtyckt till fortsatt relation” ovan, om vilka kategorier av personuppgifter vi behandlar, överföring av uppgifter till kund och gallringstider m.m., gäller även för dig som kandidat som funnits i våra system före 2018-05-25, varför vi hänvisar dit för mer information.

Överföring av personuppgifter till kund i en rekryteringsprocess

De personuppgifter som Capto HR behandlar om dig som kandidat kan komma att överföras till  kund under en rekryteringsprocess. Med hänsyn till din integritet överför Capto HRenbart din profil till kund först efter att Capto HR har haft en dialog med dig under vilken du visat intresse för tjänsten i fråga. Capto HR förbehåller sig dock rätten att visa (inte överföra) din profil för kunder som Capto HR bedömer väl överensstämmer med din yrkeskompetens. Testresultat från testleverantör kan komma att överföras till kund för det uppdrag du är aktuell.

Referenspersoner

I syfte att kunna genomföra väl underbyggda rekryteringsprocesser kommer Capto HR att behandla personuppgifter till dig som referens, vilka har lämnats av kandidat. Behandlingen av referensers personuppgifter stödjer sig på Capto HR:s berättigade intresse av att kunna kontakta lämnade referenser för att genomföra så grundliga och väl underbyggda rekryteringar som möjligt.

Capto HR har som rutin att vid den första kontakten med dig som referens skicka ut denna Policy så att du får ta del av hur dina personuppgifter behandlas.

Gallring vid referenser

Capto HR kommer att sammanfatta din referens och översända den till kund. Uppgifter som är relevanta från referenser sparas enbart så länge de är nödvändiga för processen i fråga och därefter i upp till två år efter avslutad rekryteringsprocess.

DE PERSONUPPGIFTER SOM KAN BEHANDLAS FÖR OVAN NÄMNDA ÄNDAMÅL ÄR:

  • För- och efternamn
  • Kontaktuppgifter såsom e-postadress, telefonnummer, yrkestitel

Behandling av personnummer

I den mån Capto HR behandlar personnummer utan ditt samtycke kommer detta endast att göras när det är klart motiverat med hänsyn till ändamålet, vilket är säker identifiering, bakgrundskontroll eller något annat beaktansvärt skäl. Detta innebär att personnummer som utgångspunkt endast kommer att behandlas vid bakgrundskontroll eller i de fall en kunds verksamhet bedrivs i formen av en enskild firma. Du som kandidat bör med anledning av detta inte uppge ditt personnummer i ditt CV/ din ansökan/kandidatprofil

Direktmarknadsföring

Du har rätt att invända mot att dina personuppgifter används för direktmarknadsföring. Med direktmarknadsföring avses alla typer av uppsökande marknadsföringsåtgärder, t.ex. via digitala utskick, e-post och SMS. Du har rätt att kostnadsfritt motsätta dig att dina uppgifter används för sådana syften och varje utskick från Capto HR i marknadsföringssyfte innehåller en möjlighet till avregistrering, s.k. opt-out. Om du väljer att avregistrera dig från fortsatta utskick kommer Capto HR att göra en notering i sina system om att upphöra med att rikta direktmarknadsföring till dig.

Skyddet för dina personuppgifter

Capto HR har vidtagit en rad säkerhetsåtgärder för att tillse att behandling av personuppgifter sker på ett säkert sätt och för att skydda de personuppgifter som behandlas mot olovlig tillgång, obehörig behandling och missbruk. T.ex. är tillgången till de system i vilka personuppgifterna lagras begränsad till Capto HR:s anställda inom ramen för sina arbetsuppgifter. Dessa är även informerade om vikten av att säkerheten för personuppgifterna upprätthålls och det har upprättats interna rutiner som bl.a. reglerar användningen av lösenord och arbete som sker utanför kontoret och utomlands. Capto HR övervakar även kontinuerligt sina system för att upptäcka sårbarheter och för att skydda dina personuppgifter.

Användning av Personuppgiftsbiträden

I de fall det är nödvändigt för att Capto HR ska kunna erbjuda sina tjänster kommer det att överföra dina personuppgifter till företag som i förhållande till Capto HR är så kallade personuppgiftsbiträden. Dessa får bara behandla de överförda uppgifterna för Capto HR:s räkning och i enlighet med Capto HR:s uttryckliga instruktioner. Capto HR överför bara dina personuppgifter till sådana personuppgiftsbiträden för ändamål som är förenliga med de ändamål för vilka Capto HR har samlat in uppgifterna. Capto HR har ingått skriftliga avtal med samtliga personuppgiftsbiträden för attsäkerställa att dessa följer säkerhetskrav, begränsningar samt krav avseende internationell överföring av personuppgifter.

Dina rättigheter som registrerad

Du som registrerad har alltid rätt att göra dina rättigheter gällande mot Capto HR genom att kontakta oss på adressen under avsnitt återkallande av samtycke. Nedan finns en kortfattad beskrivning av vilka rättigheter du kan göra gällande.

Rätten till tillgång

Om du vill få ökad förståelse för vilka personuppgifter vi behandlar om just dig kan du begära att få tillgång till uppgifterna. Informationen kommer att lämnas i formen av ett registerutdrag som anger vilka personuppgifter vi behandlar, för vilka ändamål vi behandlar dem, var uppgifterna har inhämtats ifrån, vilka tredje parter som uppgifterna har överförts till samt hur länge uppgifterna kommer att lagras. Om din begäran görs i elektronisk form kommer informationen att tillhandahållas i ett elektroniskt format som är allmänt använt, om du inte begär något annat.

Rätten till rättelse

Du har rätt att utan dröjsmål få felaktiga uppgifter om dig rättade. Du har även rätt att komplettera ofullständiga uppgifter, t.ex. genom att tillhandahålla ett kompletterande utlåtande.

Rätten till radering

Du har rätt att begära radering av dina personuppgifter som vi behandlar om dig ifall:

  • Personuppgifterna inte längre är nödvändiga för de ändamål för vilka de samlades in eller på annat sätt behandlas.
  • Du återkallar ditt samtycke för en behandling som stödjer sig på samtycke och det finns inte någon annan rättslig grund för behandlingen.
  • Du invänder mot en behandling som stödjer sig på en intresseavvägning och ditt skäl för invändning väger tyngre än vårt berättigade intresse
  • Personuppgifterna behandlas på ett olagligt sätt.
  • Personuppgifterna måste raderas till följd av en rättslig förpliktelse som vi har att uppfylla.
För det fall det finns legala skyldigheter som hindrar att vi omedelbart raderar vissa personuppgifter kan vi neka din begäran om radering. Dessa skyldigheter finns t.ex. i bokföringslagstiftningen. Det är också möjligt att fortsatt behandling är nödvändig för att vi ska kunna göra gällande, försvara eller fastställa rättsliga anspråk. Skulle det vara så att våra legala skyldigheter hindrar oss från att radera dina uppgifter kommer vi i stället att markera dem så att de inte längre aktivt används i våra system.

Utöver ovanstående rättigheter har du även rätt till att begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas och att invända mot all behandling av personuppgifter som stödjer sig på en intresseavvägning. Om så sker måste vi påvisa tvingande berättigande skäl som väger tyngre än dina intressen, rättigheter och friheter för att få fortsätta behandlingen. I de fall vår behandling av personuppgifter stödjer sig på ditt samtycke har du även rätt att begära att få de uppgifter som berör dig och som du lämnat, överförs till en annan personuppgiftsansvarig (s.k. dataportabilitet). En förutsättning för dataportabilitet är dock att överföringen är tekniskt möjlig och att den kan ske automatiserat.

Användningen av cookies och tags

På Capto HR:s hemsida används cookies och tags för att förbättra ditt webbplatssök. En cookie är en textfil som skickas från vår webbserver och som sparas på din webbläsare eller enhet. Vi använder oss även av cookies för övergripande analytisk information avseende din användning av våra tjänster, för att spara funktionella inställningar och för att kunna rikta relevant marknadsföring till dig. Du har själv möjlighet att ändra inställningarna i din webbläsare för användningen och omfattningen av cookies. Exempel på sådan justering är att blockera alla cookies eller att radera cookies när du stänger ner din webbläsare.

Rätten till begränsning av behandling

Du har rätt att begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas om något av följande alternativ är tillämpligt:

  • Du bestrider personuppgifternas korrekthet under en tid som ger Capto HR möjlighet att kontrollera om uppgifterna är korrekta.
  • Behandlingen är olaglig och du motsätter dig att uppgifterna raderas och i stället begär en begränsning av deras användning.
  • Capto HR behöver inte längre personuppgifterna för ändamålen med behandlingen men du behöver dem för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.
  • Du har invänt mot en behandling som stödjer sig på en intresseavvägning och Capto HR kontrollerar om berättigade skäl väger tyngre än dina berättigade skäl.
  • Om behandlingen har begränsats i enlighet med denna punkt får sådana personuppgifter som begränsning av behandling ska ske för, med undantag för lagring, endast behandlas för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk eller för att skydda tredje parts rättigheter eller skäl som rör ett viktigt allmänintresse för EU eller för en EU-medlemsstat.

Rätten till dataportabilitet

I de fall Capto HR:s behandling av personuppgifter stödjer sig på ditt samtycke eller fullgörande av avtal har du rätt att begära att de uppgifter som berör dig och som du lämnat överförs till en annan personuppgiftsansvarig. En förutsättning för detta är dock att överföringen är tekniskt möjlig och att den kan ske automatiserat. Sådana personuppgifter som begränsning av behandling ska ske för, med undantag för lagring, endast behandlas för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk eller för att skydda tredje parts rättigheter eller skäl som rör ett viktigt allmänintresse för EU eller för en EU-medlemsstat.

Återkallelse av samtycke

I de fall Capto HR:s behandling av dina personuppgifter grundar sig på ditt samtycke har du alltid rätt att när som helst återkalla ditt samtycke. Ett tillbakadragande påverkar inte lagligheten av behandlingen som skett utifrån ditt samtycke, innan detta drogs tillbaka. Om du återkallar ditt samtycke kommer Capto HR inte längre att behandla de personuppgifter som grundas på ditt samtycke, såvida Capto HR inte av legala skäl är förpliktade att fortsatt behandla dem. Skulle det vara så att de legala skyldigheterna hindrar oss från att radera dina uppgifter kommer vi i stället att markera dem så att de inte längre aktivt används i våra system.

Du kan när som helst skicka ett e-postmeddelande till info@captohr.se för att återkalla ditt samtycke. Vi kommer att bemöta din förfrågan skyndsamt.

Inlämning av klagomål

Datainspektionen är den myndighet som är ansvarig för att övervaka tillämpningen av lagstiftningen bland företag som behandlar personuppgifter. Om du anser att vi behandlar dina personuppgifter på ett felaktigt sätt kan du, utöver att kontakta oss via info@captohr.se, lämna in ett klagomål hos Datainspektionen.